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La guía del teletrabajo: lo que debes saber

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Con la Crisis sanitaria de la Covid-19, el teletrabajo irrumpió en muchas empresas, modificando su organización y modo de trabajo hasta el momento. Aunque al principio el trabajo en remoto se vio como una restricción, la acogida de esta forma de trabajo por parte de los empleados ha sido muy buena. De hecho, según el estudio de Chair Workplace Managemente, el 73% de ellos dijeron que querían ampliar la experiencia del teletrabajo (septiembre de 2020). 

 

Entonces, si los equipos de Recursos Humanos ya se adaptaron como pudieron en marzo de 2020, al inicio del encierro, ha llegado el momento de formalizar las condiciones y establecer unas normas para que esta nueva forma de trabajar sea sostenible. Una prioridad para los Directores de Recursos Humanos en 2021, ya que el 73% de ellos tiene como objetivo el desarrollo y la consolidación del teletrabajo dentro de su empresa, según una encuesta de ANDRH (febrero de 2021). 


El primer paso hacia esta consolidación: la carta o guía del teletrabajo. Esta herramienta permite ofrecer a sus empleados un 
marco profesional y colectivo claro y preciso . Una apuesta importante para la salud a largo plazo de la empresa, puesto que el estatuto del teletrabajo se realiza adaptado a la cultura corporativa y a la organización.

 

1. Recopilar las necesidades y expectativas de los empleados

Uno de los principales factores del éxito de una política de teletrabajo es la co-construcción.

 

Desde la crisis sanitaria de Covid-19, muchas empresas se han puesto como meta llevar a cabo un modo de organización más sostenible. Por tanto, para evitar problemas u objeciones en el futuro, es importante que las empresas formalicen el teletrabajo y comuniquen las normas a todos los interesados. Pero pasar de un modelo de trabajo clásico a un modelo de teletrabajo parcial o completo no se puede hacer sin el apoyo de todos los equipos.


Este es un paso esencial antes de redactar la carta o guía del teletrabajo: pide la opinión a cada uno de tus empleados, por ejemplo, a través de una encuesta creada por los equipos de Recursos Humanos en colaboración con los representantes de los empleados. 

 

10 preguntas para hacerles a tus empleados antes de
establecer la política de teletrabajo

 

 ☐ ¿Cómo valora su productividad en el teletrabajo?

 ☐ ¿Cómo valora su motivación en el teletrabajo?
 ☐ ¿Cómo calificaría su equilibrio entre trabajo y vida personal?
 ☐ ¿Tiene miedos o dudas sobre la práctica del teletrabajo?
 ☐ ¿Cuáles son los beneficios del trabajo a distancia que más le interesan? 
 ☐ ¿Quiere seguir trabajando a distancia de forma ad hoc? (En caso afirmativo, ¿cuántos días a la semana?)
 ☐ ¿Le gustaría continuar trabajando a tiempo completo?
 ☐ ¿Qué espera de la empresa que le ayude a experimentar bien / mejor el teletrabajo?
 ☐ Como parte de la implementación del teletrabajo a tiempo completo, ¿le gustaría tener acceso a espacios de coworking?

 ☐Como parte de la implementación del teletrabajo a tiempo completo, ¿con qué rapidez le gustaría poder reunirse con sus compañeros (seminarios, congresos, teambuilding)?

 

 

Encuestar a tus empleados significa garantizar su implicación en la política de la empresa y fortalecer su sentido de pertenencia. O lo que es lo mismo, los equipos estarán de acuerdo con los valores y reglas de la política de trabajo en remoto, lo que ayuda a asegurarles una mejor calidad de vida (en el teletrabajo). ¡Esta es LA solución para perpetuar esta nueva forma de trabajar!

 

2. Escribe la carta del teletrabajo

Después de haber encuestado a los empleados, reúne a todos los responsables de departamentos para tener en cuenta todas las inquietudes de los equipos y así poder iniciar negociaciones con miras a llegar a un acuerdo colectivo.

 

Tu estatuto debe aclarar las condiciones bajo las cuales los empleados utilizan el teletrabajo. En cierto modo, es un manual de usuario que especifica los objetivos del teletrabajo, los derechos y deberes de los teletrabajadores, los términos y condiciones. En resumen, define las reglas de tu política:

 

El ritmo del teletrabajo: ¿“ todo en remoto ” o formato híbrido? 

En el caso de un formato híbrido

El número mínimo y máximo de días de teletrabajo (por semana o por mes), la anticipación de solicitudes de teletrabajo al gerente y los criterios de elegibilidad para teletrabajo.

Lugares puestos a disposición para el teletrabajo (espacios de coworking).

El presupuesto destinado a equipar a los empleados con el teletrabajo.

El equipo (mobiliario, ordenadores, software) provisto a cada empleado para garantizar buenas condiciones de teletrabajo.
El proceso en caso de mudanza de un empleado.
El proceso en caso de accidente laboral.
Los derechos de los empleados: especificar que los empleados de teletrabajo tienen los mismos derechos que todos los empleados corporativos.
Confidencialidad: especificar que el teletrabajo debe realizarse preservando la confidencialidad de la información mantenida en el contexto de la actividad profesional.

 

Una vez que esta carta ha sido creada y aprobada por todas las partes, queda un paso adicional y esencial: comunicar.

 

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3. Comunicarse de forma transparente para obtener un apoyo total

Esta es la oportunidad para crear una reunión con todo el equipo: primero, da los resultados de la encuesta, luego presenta la carta de teletrabajo y, finalmente, tómate el tiempo necesario para responder a todas las preguntas de los empleados. Es posible que algunos de ellos no quieran o no necesiten hablar de inmediato: bríndales la oportunidad de poder enviar preguntas (de forma anónima o a través de representantes del personal) sobre la política de teletrabajo para responderles más tarde con motivo de una nueva reunión.

 

Dependiendo de los diferentes comentarios recibidos, adapta o valida tu carta de teletrabajo. Y para terminar, el toque final: envíalo a todos los empleados y hazlo accesible en cualquier momento . Esta carta también debe enviarse a cada nuevo empleado de la empresa, durante su incorporación.

 

4. Revaluar el dispositivo continuamente para adaptarlo

Una vez que el estatuto del teletrabajo se ha comunicado a todos los empleados, está listo para comenzar.

 

¿Y ahora, qué?  Los cimientos de tu política de teletrabajo son sólidos y sin duda permitirán orientar a todos los empleados en este cambio , hacia una nueva forma de trabajar. 

 

Pero debes saber que este estatuto no es inmutable . Cada año, debes tener cuidado de volver a evaluar este dispositivo. Vuelve a sondear a los empleados: ¿están satisfechos? ¿Cuáles son las vías para mejorar su Calidad de vida en el teletrabajo? ¿Necesitas hacer cambios en la póliza? Si es necesario, adapta tu estatuto y comunica los cambios realizados a los empleados. 

 

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Como hilo conductor de tu organización y su cultura corporativa, la carta del teletrabajo preserva la salud de los empleados y de la empresa.

 

Bonus: La carta de desconexión

Ahora que lo digital está en todas partes, la empresa debe poder garantizar a todos el derecho a desconectarse. Pero, ¿qué es el derecho a la desconexión?

 

La empresa debe permitir a sus empleados conciliar la vida profesional y personal, al tiempo que combate o evita los riesgos de agotamiento. ¿Cómo? Permitiendo a los empleados desconectarse de las herramientas digitales y poniéndose en contacto con ellos solo durante su horario laboral (nunca durante los días festivos pagados, tardes, fines de semana, etc).

 

Para fortalecer el compromiso de la empresa con este tema, puedes establecer un estatuto de desconexión. Redactado en colaboración con el CSE, debe estipular los objetivos del derecho a la desconexión, cómo el empleador contribuye a este derecho, así como las medidas y acciones de formación y sensibilización a implementar. A continuación, esta carta se adjunta al reglamento de la empresa.

 

Como ves, las 3 consignas para hacer sostenible el teletrabajo en tu empresa son: colaboración, transparencia y adaptación. Ahora, ¡te toca! 😉

Coral Aja

Por : Coral Aja