Notre guide pour augmenter la productivité en télétravail

La pandémie mondiale a bouleversé l'organisation et les rythmes de travail des entreprises. Le télétravail s'est formalisé à tel point que cette pratique s'est pérennisée. Vécu d'abord comme une contrainte, il a été adopté par un grand nombre de salarié·es : selon une étude Chaire Workplace Management, 73 % déclaraient vouloir continuer à travailler à domicile (septembre 2020). 

Alors, si les équipes des Ressources Humaines se sont adaptées comme elles le pouvaient en mars 2020, il est maintenant temps de formaliser les conditions de ce nouveau mode de travail pour le rend plus productif et durable. 

Recueillir les besoins et les attentes de vos équipes

L’un des facteurs majeurs de la réussite d’une politique de télétravail, c’est la co-construction. Depuis la crise sanitaire du Covid-19, de nombreuses entreprises souhaitent inscrire ce mode d’organisation dans un cadre plus durable. Pour éviter tout problème ou objection dans le futur, il est donc important pour les entreprises de formaliser le télétravail et d’en communiquer les règles à toutes les personnes concernées. Mais passer d’un modèle de travail classique à un modèle de télétravail complet ou partiel ne peut se faire sans l’adhésion de l’ensemble des équipes !

Étape primordiale avant d’élaborer une charte de télétravail : demandez leur avis à chacun·e de vos collaborateur·rices, via un sondage créé par vos équipes Ressources Humaines en collaboration avec les délégué·es des salarié·es. Sonder vos équipes, c’est garantir leur implication dans la politique de votre entreprise et renforcer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise : elles sont en accord avec les valeurs et les règles de télétravail, ce qui contribue à leur assurer une meilleure qualité de vie au travail (QVT) C’est LA solution pour pérenniser cette nouvelle organisation !

Définir le rythme de télétravail en full remote ou travail hybride

Après avoir sondé vos salarié·es, réunissez l’ensemble des acteurs (équipe des Ressources Humaines, managers, délégué·es des salarié·es, DSI, etc.) pour prendre en compte toutes les préoccupations des équipes et ainsi pouvoir entamer les négociations en vue d’un accord collectif. Votre charte devra clarifier les conditions dans lesquelles vos salarié·es ont recours au télétravail. Elle est en quelque sorte un mode d’emploi précisant les objectifs et conditions du télétravail, les droits et devoirs des télétravailleur·ses, les modalités, etc. En somme, elle définit les règles de votre politique, notamment le rythme : en full télétravail ou en format hybride ? 

Partager les bonnes pratiques de télétravail 

Avoir accès à un environnement de travail optimal est indispensable pour faire perdurer une politique de télétravail efficace sur le long terme. L'entreprise doit donc donner toutes les clés aux collaborateur·rices pour travailler en distanciel ou travailler au bureau tout en restant productif·ves. Il faut donc aménager des espaces de travail propices à la cohésion et au bien-être physique et mental. Pour sensibiliser vos salarié·es à l’importance d’un bon aménagement de l’espace de travail, vous pouvez créer des fiches de conseils et de bonnes pratiques à transmettre à toutes les personnes en télétravail pour les guider dans l’aménagement de leur espace et améliorer leur confort. 

Choisir le bon espace

Tout d’abord, le choix du lieu est très important. Privilégier un espace de travail calme permet une meilleure concentration. Choisir de travailler dans un endroit dédié au télétravail (c’est-à-dire une une pièce fermée et complètement dédiée à cette tâche) permet de favoriser l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle et se déconnecter plus facilement. Idéalement, il faut privilégier les espaces lumineux, près d’une fenêtre si possible, car la lumière du jour augmente la motivation et joue positivement sur l’humeur des collaborateurs. S’ils·elles ont un travail créatif, encouragez-les à disposer des objets, tableaux, cadres inspirationnels ou autres pour renforcer leur créativité. Adopter la bonne posture

Afin d’éviter à vos collaborateur·rices tous les risques physiques comme les troubles musculo-squelettiques (TMS) ou les troubles visuels liés au télétravail, veillez à les conseiller sur la meilleure posture à adopter. Cela passe d’abord par la position de l’écran : un mal de cou ou de dos est vite arrivé, il faut donc rehausser l’écran à la hauteur du fauteuil pour ne pas fatiguer les articulations. Mais tout cela n’est efficace que si l’on a adopté la bonne posture : se tenir bien droit·e et sur une chaise, à 5 roulettes de préférence pour un meilleur confort.

Bouger !

Enfin, pour protéger sa santé pendant le télétravail occasionnel ou complet, encouragez vos collaborateur·rices à bouger toutes les 30 minutes. En effet, lorsque nous sommes assis·e de façon prolongée, cela entraîne la perte de ce qu'on appelle la courbure lombaire du dos. Le tout peut provoquer l'étirement permanent des muscles du dos et engendrer des douleurs. Alors n’oubliez pas de passer le message à vos salarié·es : bouger et changer de posture très régulièrement ! Voici une idée à tester : encouragez les réunions rapides (entre 15 et 30 minutes) au téléphone dehors, pour permettre à tout le monde de se dégourdir les jambes.

Fournir les équipements nécessaires au télétravail

En télétravail en alternance ou pas, l’objectif est de fournir aux équipes le plus de confort possible au même niveau que si elles étaient au bureau pour garantir une bonne productivité tout au long de la journée et prévenir les problèmes physiques. Seulement, à la maison, vos collaborateur·rices ne bénéficient pas forcément des équipements adéquats et certain·es se retrouvent à travailler depuis leur canapé ou (même pire !) depuis leur lit. Et à long terme, les conséquences négatives sont inévitables. En effet, selon des statistiques récentes, plus de 85 % des maladies professionnelles sont représentées par les fameux TMS (troubles musculo-squelettiques). Travailler à distance et travailler à domicile nécessite une réelle ergonomie de l’espace de travail. Il convient d’équiper vos salarié·es au mieux selon leurs besoins et leurs métiers. 

Organiser des réunions régulières

Pour pallier la solitude et optimiser la cohésion et le travail d’équipe, il est essentiel de communiquer à la fois de manière synchrone (à l’occasion de réunions) et asynchrone (grâce aux mails ou à des outils comme Slack). Si la communication asynchrone offre plus de liberté et permet d’être plus efficace, la communication synchrone est nécessaire à tous les niveaux de l’entreprise, pour se connecter socialement. Il existe de nombreux outils collaboratifs pour favoriser la communication à distance.

Dans chaque équipe de télétravail, le·la manager peut organiser une ou plusieurs réunions par semaine, à un moment défini et connu de tous, pour faire le point sur les objectifs de chacun·e et le suivi des projets. Si une personne exprime le besoin d’être suivie plus régulièrement, privilégiez le téléphone au moins une fois par jour. Si, au contraire, elle souhaite faire preuve de plus d’autonomie, un outil de collaboration comme Slack peut suffire la majorité du temps. L’essentiel pour le·la manager, c’est de s’adapter aux besoins et au profil de chacun·e. 

Avec des outils de chat et de visioconférence comme Skype ou Zoom, les équipes de direction peuvent facilement prendre la parole auprès de l’ensemble des collaborateur·rices, en même temps. Plus besoin de travailler en présentiel pour discuter avec ses équipes ! Chaque semaine, organisez une visioconférence pour leur faire part des actualités de l’entreprise : les objectifs, les nouveaux contrats, les bonnes nouvelles, ou même les anniversaires. Cela permettra de garder tout le monde, même les personnes en télétravail, au même niveau d’information et de garantir leur implication et leur engagement dans leur mission dans l’entreprise. 

Animer vos équipes grâce à une application bien-être et sport 

Le télétravail n’est pas une bonne excuse pour rester scotché·e au canapé toute la journée, aussi efficace qu’on soit. Il est primordial de prendre des moments de pause et de bouger pour rester en bonne santé. En tant qu’entreprise, donnez l’opportunité à vos salarié·es de réaliser une activité physique et bien-être.

Renforcer la cohésion

Se dépasser, partager ses performances, se mesurer à soi-même et aux autres : la pratique d’une activité bien-être ou sportive favorise l’échange et la découverte des collaborateur·rices entre eux·elles dans un contexte hors professionnel. Et si vous pensez que le télétravail est un obstacle à la pratique sportive, sachez qu’il existe des solutions digitales pour maintenir la cohésion entre vos salarié·es et de prendre soin de leur bien-être grâce à la gamification de l’activité sportive. Compteurs personnels, classements par équipe ou individuel et espaces de chat sont autant de fonctionnalités qui favorisent les échanges.

Grâce à United Heroes, où qu’ils et elles soient, vous pouvez encourager les collaborateur·rices à faire du sport ou toute autre activité. Musculation, méditation, yoga, Pilates, tapis de course, peinture, cours de cuisine, vélo d’intérieur : un large choix existe.. Ces hobbies font tomber les barrières sociales et encouragent l’inclusion et le développement personnel.

Transmettre vos valeurs et votre culture d'entreprise

Les défis collectifs sont un levier de motivation supplémentaire pour accroître la compétitivité des équipes, ce qui a un impact sur la productivité globale de l’entreprise. Quel que soit leur niveau, les collaborateur·rices s’unissent pour atteindre un nombre de points définis. Et pour les motiver davantage, misez sur les valeurs solidaires en vous engageant pour une association ou une cause ! Ces challenges solidaires sont un excellent moyen de diffuser votre culture d’entreprise et de renforcer les liens entre les équipes malgré l’essor du télétravail. Vous pouvez aussi les sonder pour savoir si une cause leur tient particulièrement à cœur, ce qui favorisera leur implication.